Prelucrarea publicaţiilor nou achiziţionate, în vederea punerii acestora în circuitul lecturii publice, presupune anumite operaţii ca : aplicarea însemnelor de proprietate ( ştampilă şi număr de inventar ) ; lipirea pe copertă , în stânga, sus, a unei etichete pentru cotă şi a altei etichete pe cotor - atunci când grosimea volumului este suficientă pentru a permite acest lucru ; aplicarea fişei de termen de restituire, pe verso primei coperţi ; completarea pentru fiecare volum de bibliotecă a câte o fişă de carte cu cota cărţii, numărul de inventar, preţ, autor, titlu, locul şi anul apariţiei cărţii , ISBN.
Organizate după criteriile stabilite, publicaţiile existente în fondul unei biblioteci se regăsesc cu uşurinţă şi servite prompt solicitanţilor.
Păstrarea integrităţii fondului presupune recuperarea la fel de promptă a publicaţiilor împrumutate şi reaşezarea fiecăreia la locul stabilit. De aceea, între bibliotecă şi cititor trebuie să existe relaţii de loialitate şi corectitudine.
Stabilirea unui " Regulament de funcţionare a bibliotecii " este absolut necesar, deoarece în el se stipulează drepturile şi obligaţiile ambelor părţi. Angajamentul de respectare a Regulamentului semnat şi de cititor şi de bibliotecar are valoarea unui contract juridic a cărui încălcare se sancţionează.
Calitatea de cititor o poate obţine orice locuitor cu domiciliul stabil sau flotant în localitatea respectivă.
Pentru completarea " Fişei contract de împrumut " se preiau datele necesare din actul de identitate . Această fişă este valabilă cinci ani. Pe aceasta se înregistrează cărţile împrumutate de cititorul respective cu : data împrumutului, autorul şi titlul cărţii , preţul actual al cărţii, număr de inventar, indice prescurtat CZU. La primirea cărţii , utilizatorul semnează la rubrica " Semnătura cititorului ". La restituirea cărţii se trece data restituirii şi semnează de primire, bibliotecarul - la rubrica " Semnătura bibliotecarului ".
La înscriere , cititorul este trecut în " Registrul de evidenţă a cititorilor ".
Termenul de împrumut este de 15 zile. Dacă după trecerea celor 15 zile cărţile nu au fost restituite , fişele cărţilor se separă de celelalte cu câte un cartonaş pe care se scrie "Restanţieri " şi se mai aşteaptă 10 zile. Dacă nici în următoarele zece zile nu au fost restituite , cartonaşul va fi înlocuit cu altul pe care se scrie " Restanţieri avizaţi ". Acestor cititori li se întocmeşte o " Înştiinţare de restituire " care poate fi înmânată personal , printr-o persoană de încredere sau prin poştă, cu confirmare de primire. Cei care nu răspund înştiinţării în timp de 10 zile, sunt daţi în urmărirea organului financiar local pentru a recupera contravaloarea cărţilor , cheltuielile poştale şi eventualele amenzi atribuite legal.
Sunt situaţii când în fondul bibliotecii nu figurează anumite cărţi solicitate; atunci se apelează la împrumutul interbibliotecar. Volumele obţinute prin această formă vor fi consultate numai la sala de lectură din incinta bibliotecii, deoarece necesită o îngrijire deosebită a securităţii lor.
Pentru evidenţa publicaţiilor împrumutate , a utilizatorilor înscrişi şi a frecvenţei se foloseşte "Caietul de evidenţă zilnică a activităţii bibliotecii ", în care se operează zilnic. La sfârşitul fiecărei luni se calculează totalurile de pe fiecare coloană şi se verifică cheia Totalul general se reportează pe fila următoare . În felul acesta , la sfârşitul anului se va avea o situaţie clară a totalurilor pentru cărţile consultate ( pe clase - de la 0 la 9 ), a frecvenţei şi pe totaluri defalcate în funcţie de categoria de utilizatori ( care au utilizat calculatorul pentru Internet , în alte scopuri decât Internetul sau au împrumutat cărţi la domiciliu sau la sala de lectură ).
Totalurile lunare şi anuale din caietul de evidenţă zilnică al activităţii bibliotecii , stabilesc aspectul cantitativ şi calitativ al activităţii desfăşurate de bibliotecă.
Ambianţa materială şi spirituală cu care bibliotecarul întâmpină cititorul, amabilitatea şi promptitudinea cu care acesta este servit , pertinenţa informaţiilor pe care le primeşte etc., dau o notă bună aspectului calitativ în munca de bibliotecar.
Doiniţa Micu, bibliotecar
